В работе SMM-специалиста Google Документы могут стать эффективным инструментом и сэкономить кучу времени. Нужно лишь научиться правильно ими пользоваться.
Чем еще обязательно владеть SMM-щику – рассказываем на курсе «Профессия: SMM-менеджер» от SMM.school. Программа подготовлена практикующими экспертами и позволяет изучить в SMM с нуля до уровня специалиста за 5 месяцев.
Google Docs – это облачный продукт Google со всеми функциями, необходимыми для создания, редактирования и обмена документами. Интеграция с облачным хранилищем Google Диска позволяет получать доступ к документам и работать с ними из любого места. Пользоваться документами Google можно как на компьютере, так и на смартфонах Android, iPhone и iPad.
Зачем SMM-специалисту нужны Гугл Документы
Google Docs удобны и полезны для специалистов:
- В Гугл Доках удобно писать тексты для постов, добавлять картинки и ссылки. Это можно делать в любом месте с любого устройства, главное – подключение к интернету. Если вы отправились на прогулку в парк, а в голову пришла идея для контент-плана, можно быстро открыть документ и записать.
- В Документы Google можно установить полезные расширения, и использовать их с другими сервисами для SMM-специалистов.
Чем Google Docs отличаются от MS Word?
Google Документы и Microsoft Word – самые популярные текстовые редакторы, которые, на первый взгляд, очень похожи между собой. Но все же между ними есть некоторые различия. Например, в Word больше функций. Пожалуй, на этом преимущества редактора для SMM-щика и заканчиваются. Если учитывать, что готовить контент для соцсетей часто приходится в команде, лучше выбрать Google Docs.
Преимущества Документов Гугл:
- В Google Документах можно работать бесплатно. Достаточно сделать учетную запись Google, и у вас будет неограниченный доступ к редактору. Для работы в Microsoft Word требуется подписка.
- Только в Гугл Доках есть возможность совместной работы онлайн в режиме реального времени. Это избавляет от потребности бесконечно плодить на рабочем столе вордовские файлы, которые создают путаницу.
- При необходимости документ Google можно сохранить в формате Microsoft Word.
- Работать в Google Документах можно с любого устройства. Даже если вы не закончили писать пост, а в квартире внезапно отключилось электричество вместе с компьютером, у вас ничего не пропадет. Вы можете открыть Гугл Документы на телефоне и закончить работу. Главное, чтобы ваш гаджет имел доступ к интернету.
- В использовании Гугл Документы настолько просты, что с ними без проблем справится даже новичок.
Как создать Гугл документ и начать в нем работать
Если вы раньше работали в MS Word, то с Google Docs вы разберетесь без проблем. Для начала нужно создать учетную запись Google. Это бесплатно, а аккаунт в Гугл автоматически открывает доступ к Google Docs, Gmail, Google Maps, YouTube и ко всему пакету Drive.
Регистрируем учетную запись в Гугл
Чтобы сделать учетную запись в Google, перейдите на страницу регистрации и введите свои данные: имя, фамилию, пол, дату рождения, адрес резервной электронной почты, номер телефона. Придумайте надежный пароль – для этого лучше воспользоваться любым сервисом для генерации паролей. Если следовать инструкциям на экране, регистрация займет пару минут.
Если у вас уже есть учетная запись Google, просто войдите в систему.
Работа с Гугл Доками начинается со входа в учетную запись
Как сделать Гугл Документ
Есть несколько способов создать Гугл Докс. Все зависит от устройства, на котором вы собираетесь это делать. Если вы работаете на компьютере, откройте браузер Google Chrome и в правом верхнем углу найдите квадрат из 9 точек. Нажмите его, вам откроются основные продукты Google, среди которых будут и Документы. Нажмите на эту иконку.
Самый быстрый доступ к Google Docs – через браузер Chrome
Когда откроется новая вкладка, выберите «Пустой файл» или шаблон для будущего документа.
Гугл Документы удобны тем, что вы можете выбрать как готовый шаблон, так и создать документ с нуля
Google Документ создать можно и на Google Диске. Для этого нажмите «Создать» в левом верхнем углу страницы.
Новый документ можно создать и в Google Диске
Google Документы создаются всего парой кликов
Поздравляем! Если вы все сделали правильно, откроется новый документ.
Новый документ создан
Далее открываем приложение, нажимаем внизу справа плюсик, выбираем шаблон или пустой документ и начинаем писать текст в Документах Гугл.
Так можно создать документ на Android
Как сохранить Гугл Документ в разных форматах
Открывайте с помощью Google Docs документы в форматах Word и PDF
Загрузить файл другого формата в Гугл Докс можно также и перетаскиванием.
Просто перетащите нужный файл с рабочего стола
Как отправить документ Google по электронной почте
Любой документ Гугл можно отправить по электронной почте, не выходя из окна
Когда откроется новое окно, введите email, напишите тему и сопроводительный текст. Нажмите «Отправить».
Отправка письма занимает не более минуты
Как поделиться Google документом
Два способа, как поделиться Гугл документом с другими пользователями
В открывшемся окне вам нужно ввести электронный адрес другого пользователя и предоставить ему возможность редактировать документ.
Если вы укажете только один электронный адрес, к этому документу доступ будет иметь только один пользователь
Как настроить доступ для других пользователей
После того как вы настроили Гугл документ с общим доступом, скопируйте ссылку и отправьте другим пользователям.
Как открыть доступ к папке с файлами
SMM-щикам, которые работают в большом проекте и большой команде, часто приходится создавать очень много разных документов и предоставлять доступы сразу нескольким пользователям. Чтобы сэкономить время и каждый раз не настраивать доступы для нового документа, можно создать папку на Google Диске, открыть доступ конкретным пользователям к этой папке, а потом просто добавлять в нее созданные документы.
Создайте на Диске новую папку, дайте ей название – например, название вашего проекта, откройте папку, нажмите возле названия значок доступа, введите все необходимые электронные адреса и выберите режим доступа.
Настройка доступа к папке
Выбор типа доступа к папке
Изучаем панель инструментов
Панель инструментов Google Docs – это все, что вы видите над текстовым полем. На ней есть все необходимые функции, чтобы вы могли вводить и изменять текст, делиться документом с другими пользователями.
Верхняя строка панели – это набор разных меню, предназначенных для выполнения своих функций. Рассмотрим подробнее каждое из них.
Меню «Файл» позволяет проводить с вашим документом различные действия
Правка
Если в процессе работы вам нужно отменить, копировать и повторить написанный текст, воспользуйтесь меню «Правка». Здесь же есть подсказка, какими горячими клавишами можно ускорить работу.
Любые изменения в тексте делаем через меню «Правка»
Вид
Если вы хотите посмотреть структуру документа Гугл Докс, быстрее найти нужный блок текста, добавить линейку для разметки, изменить режим пользования документом, воспользуйтесь меню «Вид».
Если хотите изменить внешний вид Гугл Докс, воспользуйтесь меню «Вид»
Вставка
Любой объект, кроме текста, можно добавить через меню «Вставка»
Если вам нужно пронумеровать страницы в документе, откройте меню «Вставка» и нажмите «Номера страниц».
Гугл Докс предлагает разные форматы нумерации страниц
Здесь находятся все необходимые инструменты для работы с текстом. Используйте это меню, если вам нужно выделить текст полужирным или курсивом, уменьшить или увеличить размер шрифта, выбрать нижний или верхний регистр, выделить заголовки разных уровней для четкой структуры, выровнять отступы, межстрочные интервалы, разбить текст на столбцы или пронумеровать список, выбрать альбомную или книжную ориентацию документа. Хотите отменить все форматирование в документе? Нажмите «Очистить форматирование».
Во вкладке меню «Формат» находятся все инструменты для форматирования текста
Инструменты
Очень полезная для SMM-щика вкладка. С ее помощью удобно проверить текст на ошибки, быстро подсчитать количество символов и слов, перевести текст на другой язык, воспользоваться словарем для проверки слов или подбора синонимов. Если вы не любите набирать текст, воспользуйтесь функцией «Голосовой ввод».
Откройте меню «Инструменты», надиктуйте текст, а потом проверьте его на ошибки
Как редактировать Гугл документ
Рассмотрим основные возможности работы с Гугл документом для SMM-менеджера.
Для редактирования и форматирования используем инструменты, расположенные на панели слева направо:
- Отменить-Повторить. Эти кнопки позволяют отменить или повторить последние действия в файле.
- Печать. Воспользуйтесь, если нужно распечатать уже готовый документ.
- Проверка грамматики и орфографии. Если в тексте есть ошибки, редактор предложит варианты исправления.
Проверять ошибки можно также и через меню «Инструменты»
- Копировать форматирование. Выделите один абзац текста, нажмите кнопку и сохраните параметры форматирования. Теперь можно выделить другой абзац, чтобы те же параметры форматирования применить к нему.
- Масштаб. Если хотите увеличить или уменьшить вид документа, воспользуйтесь этой кнопкой.
- Стили. Удобная функция Гугл Докс, чтобы быстро отформатировать текст и установить разные уровни заголовков. Особенно полезный инструмент, если текст скопирован с внешнего источника. Можно самостоятельно создавать новые стили, сохранять их и использовать в следующий раз, не тратя время на дополнительное форматирование.
Используйте стили для форматирования текста с внешнего ресурса
- Шрифт. В стандартной версии Гугл Докс шрифтов не так много, но при необходимости можно загрузить больше из библиотеки. Для написания постов в соцсети вполне хватает.
- Размер шрифта. Возможность установить размер шрифта от 1 до 96. Но если нужно больше, введите вручную в ячейку желаемый размер и нажмите на клавиатуре Enter.
- Полужирный / курсив / подчеркнутый / цвет текста / цвет фона текста. Дополнительные инструменты, которые позволяют выделять часть текста.
Посредине панели находятся все инструменты для работы с текстом
- Вставить ссылку. Выделите текст и нажмите эту кнопку, в открывшееся поле вставьте ссылку и сохраните редактирование. Теперь вы можете переходить по гиперссылке прямо из документа.
- Вставить изображение. Можно добавить картинку в документ с компьютера, с Гугл Диска или загрузить по ссылке из интернета.
- Выравнивание. Позволяет выровнять текст по левому, правому краю или по центру.
- Интервалы между абзацами и строками. Позволяет задать нужный интервал в Гугл Докс между строками.
- Контрольный список. Удобно составлять чек-лист по задачам. Когда задача выполнена, можно поставить галочку, и она будет автоматически вычеркнута из списка.
- Списки. Кнопки позволяют оформлять тексты в маркированные списки и использовать нумерацию в Гугл Документах автоматически.
- Отступы. Возможность увеличить или уменьшить отступ текста от края документа.
- Очистить форматирование. Сбросить все примененные эффекты.
- Способы ввода. Можно использовать клавиатуры на разных языках.
Полезные сервисы Google Документов
Некоторые сервисы Гугл Докс могут облегчить работу SMM-щика. Рассмотрим подробнее.
Автозамена
А можно другим способом:
- выделите любое неправильно написанное слово в тексте или символ, скопируйте его клавишами Ctrl+C;
- затем нажмите клавиши Ctrl+F и Ctrl+V;
- когда в правом верхнем углу появится поле для ввода слова, нажмите три точки;
Автозамену можно включить в ручном режиме
- напишите в строке слово, на которое нужно заменить;
- нажмите кнопку «Заменить» или «Заменить все», если ошибка в тексте встречается часто.
Одним нажатием в тексте на 15 страниц можно исправить одинаковую ошибку или короткое тире на длинное
Статистика документа
Как найти «Статистику» в Гугл Документах
Удобный инструмент, чтобы быстро узнать количество символов в Гугл Докс
Голосовой ввод
Когда глаза устали, а мозг продолжает генерить идеи и тексты, можно воспользоваться голосовым вводом.
Редактор распознает русские слова и команды «запятая», «точка», «тире» и прочие. Нажмите кнопку и говорите.
В Гугл Доках можно надиктовать текст, а робот его запишет
После этого останется слегла поправить грамматику и расставить абзацы в Гугл Докс.
Работа с объектами в Google Docs
Иногда нужно добавить в текст фото, картинку или график. Например, чтобы показать визуал команде или отчет клиенту. Для этого перейдите в меню «Вставка».
Как вставить изображение в Google Документ
Есть несколько способов вставлять изображение в документ Google Docs. Первый и самый простой – перетащить фото с рабочего стола или из папки на компьютере в документ Google. Но больше возможностей, конечно, если вы идете в меню «Вставка». Здесь вы можете добавить фото с Google Диска или вставить ссылку на картинку из интернета.
Google Документы позволяют добавлять изображения в текст разными способами
Если ваше изображение находится на компьютере, нажмите «Загрузить с компьютера». Выберите нужное фото в папке и нажмите «Открыть».
Добавляем фото из папки на компьютере
Далее фото можно обрезать, уменьшить или увеличить, разместить его в нужном месте текста. Есть возможность добавить для изображения альтернативный текст, который необходим людям со зрительными нарушениями, а также настроить цветопередачу.
Если навести курсор на изображение, появляются параметры его размещения
Диаграммы, графики
Используются SMM-щиками для сбора статистики, аналитики и подготовки отчетов. Работа с ними происходит преимущественно в Google Таблицах. Об этом мы рассказали в нашей статье «Google Таблицы: гайд для маркетологов и SMM-щиков». Но иногда нужно составить подробный отчет с диаграммами и графиками с их подробным описанием. А это лучше всего делать в Google Документах.
Диаграмму в Гугл Докс добавлять так же просто, как и фото
В документе появится график. Чтобы добавить нужные данные, его можно открыть в Google Таблицах.
Используйте Гугл Таблицы, чтобы внести нужные данные
Таблицы
Иногда для отчета требуется вставить таблицу в Google Docs. Найдите в меню «Таблица» и выберите необходимое количество строк и ячеек. Максимальное количество, которое можно задать в момент добавления в документ таблицы, это 20 х 20. Если нужно больше, это можно сделать потом в процессе работы с таблицей.
Добавление таблицы в Гугл Докс
Когда таблица добавлена в текст, вы можете работать с ней так же, как и в Google Документах: добавлять, удалять, объединять строки и ячейки в любых количествах.
Если нужно, можно объединить ячейки
Разные режимы работы в Гугл Доках
Чтобы начать обсуждение документа с другими пользователями, нажмите «Показать историю комментариев»
Каждый документ можно настроить таким образом, чтобы получать уведомления:
- обо всех комментариях, добавленных к документу;
- о тех комментариях, которые относятся к вам;
- вообще не получать уведомлений.
Режимы работы в Google Docs
Вы сами устанавливаете, в каком режиме вы будете работать с другими пользователями
Режим можно установить как для всех других пользователей, так и для отдельных людей. Для этого нужно добавить их электронный адрес.
В режиме просмотра другие пользователи не могут редактировать текст
Работа в режиме «Советовать»
Как восстановить и просмотреть историю изменений
Все изменения, которые когда-либо вносились в документ, сохраняются в истории версий. При необходимости вы всегда можете просмотреть и восстановить предыдущие версии. Для этого найдите на панели инструментов «Последние изменения» и нажмите их.
Гул документ сохраняет всю историю правок
В новом открывшемся окне справа будет история версий с датами и временем. Также можно увидеть, кто вносил правки. Чтобы посмотреть нужную версию документа, нажмите справа на выбранную дату. Если вы хотите восстановить эту версию, нажмите синюю кнопку «Восстановить эту версию».
Как восстановить раннюю версию документа
Но учтите, если вы восстановите раннюю версию, вы потеряете все последующие изменения.
Как редактировать документы Google в автономном режиме
В Google Docs можно работать как онлайн, так и в офлайн-режиме. Чтобы вносить правки в документ без подключения к интернету, нужно правильно настроить синхронизацию с Google Диском:
- Откройте браузер Chrome.
- Зайдите на Google Диск.
- В правом верхнем углу нажмите на значок «Настройки».
- В окне включите офлайн-доступ.
Теперь можно открывать Google Документы и работать в автономном режиме. С включенным расширением Google Docs Offline просматривайте список всех своих документов без доступа к интернету. Документы, постоянно доступные в автономном режиме, будут отмечены галочкой.
Как сделать закладки
Закладки – это ссылки, с помощью которых легко ориентироваться в многостраничном документе. Вы можете создать закладку, например, на 28 странице документа, скопировать ее ссылку и отправить другому пользователю. При переходе по этой ссылке человеку откроется сразу 28 страница с нужным блоком текста. Это очень удобно, если нужно быстро открыть конкретную страницу.
Добавляем закладки в документ через меню «Вставка», как показано на картинке.
Закладки экономят время при поиске нужной страницы
Вот так выглядит закладка в Гугл Докс.
Закладка Google Docs
Как интегрировать Гугл Доки с Google Keep
Сервис Google Keep очень удобен для заметок. Можно делать списки задач, ставить напоминания для работы, добавлять понравившиеся картинки, важные ссылки и прочее. Все эти записи можно сохранить в Google Документах.
Для этого нужно открыть заметку Google Keep, нажать внизу три точки и «Скопировать в Google Документы».
Интеграция Google Keep с Google Docs
Такое же действие можно сделать и наоборот. Выделите текст в документе, который хотите сохранить в заметках. Правой кнопкой мыши откройте меню и нажмите «Сохранить в Google Keep».
Сохранение текста в Google Keep
Теперь нажмите на правой боковой панели документа желтый значок, и откроется ваша заметка Google Keep. Заметками также можно делиться с другими пользователями и работать в них совместно.
Сохраненная заметка в Google Keep
Полезные плагины для Google Docs
Установка полезных дополнений
После этого вы попадете в Google Workspace Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликните по иконке выбранного дополнения и нажмите «Установить».
В Google Workspace Marketplace можно найти все необходимые расширения для Гугл Докс
Расскажем подробнее о расширениях, которые могут пригодиться SMM-специалисту:
- Translate+ – можно переводить тексты на разные языки прямо в документе;
- Doc Tools – удобное расширение для выделения текста, изменения размера шрифта, сортировки таблиц и списков в Гугл Документах, конвертации слов в числа и чисел в слова;
- Writing Habit – считает набранное количество символов и слов;
- LanguageTool – проверяет текст на орфографические и пунктуационные ошибки;
- Главред – можно чистить текст от словесного мусора, не выходя из Документов.
Подытожим
Google Docs – отличный инструмент для SMM-специалиста. Облачный сервис позволяет хранить рабочие материалы, работать с другими пользователями в режиме реального времени и быстро выполнять все текущие задачи. При этом вам не нужно хранить кучу файлов на своем компьютере и все время носить с собой флешку. Доступ к документам у вас есть в любое время.
Но давайте исправим это – поговорим о том, какие возможности есть в Гугл Доках и как они могут облегчить работу.
Полезные функции сервиса Google Документы
Многими функциями, указанными ниже, я и сама частенько пользуюсь. Они в разы облегчают редактирование содержимого документа.
Работа в офлайн
В сервисе Google Docs можно создавать, редактировать и просматривать документы даже при отсутствии соединения с интернетом. Если в какой-то файл будут внесены изменения, они автоматически сохранятся после подключения к сети.
А вот о том, как это включить – открываем главную страницу Гугл Доков, в левой части разворачиваем меню и выбираем «Настройки». Там надо активировать функцию «Офлайн-режим» простым переключением тумблера.
Но это не все – после подтверждения изменений сервис потребует установить расширение «Google Документы офлайн» в ваш браузер. После активации данного режима сохраняем изменения нажатием на кнопку ОК.
Структура и навигация
Не мне рассказывать о важности правильной структуры документа – об этом и так много написано. Скажу лишь, что в сервисе Гугла по работе с документами можно создать четкую структуру и переходить в два счета к нужному разделу.
Сначала о том, как редактировать заголовки. Просто выделяем нужную строчку и в панели инструментов выбираем соответствующий уровень.
Теперь о том, как посмотреть на эту самую структуру. В левой верхней части рабочей области должен отображаться значок заголовка. При нажатии на него показывается подробный скелет текста. Если надо, этот значок легко убирается через меню «Вид» – «Показать структуру документа».
Если надо убрать какой-то элемент из структуры, просто жмем по расположенному рядом крестику.
Добавление закладок
Если не хотите потерять какой-нибудь важный элемент в длинном тексте, можно прикрепить к нему закладку. Для этого следует открыть в меню раздел «Вставка», а затем выбрать пункт «Закладка». На это место дается ссылка, ее можно скопировать и отравить другим, чтобы люди сразу переходили к выделенному вами фрагменту.
Расширенный поиск
Расширенный поиск выходит за рамки нахождения определенного фрагмента в тексте. С его помощью легко находить определенную информацию и картинки в интернете или на своем диске, не закрывая при этом документ. Открыть расширенный поиск можно через раздел «Инструменты» в меню или нажатием на комбинацию клавиш Shift + Ctrl + Alt + I.
Совместный доступ
Вместо того, чтобы каждый раз отправлять другим людям исправленные по несколько раз файлы, лучше скопировать содержимое в Гугл Доки и отравить ссылку. Именно за счет этой функции данный сервис и набрал большую популярность. Все, что при этом следует сделать – настроить доступ. В правой верхней части рабочей области будет одноименная синяя кнопка, жмем по ней.
Теперь подробнее – есть несколько вариантов предоставления доступа.
- Добавление определенных пользователей или группы по ссылке. После того как вы впишете их имена и дадите доступ, на привязанную к аккаунту почту тем людям придет оповещение.
- По ссылке. Тут тоже есть два варианта – предоставить доступ указанным ранее людям или же всем, у кого будет ссылка на документ.
Редактирование
Внесение правок
В Google Docs есть режим «Советовать», который позволяет предлагать изменения без возможности самостоятельного редактирования. То есть вы вроде бы меняете текст, но в то же время все это остается в виде комментариев. И то, что вы предлагаете, будет выделено зеленым цветом. При необходимости можно давать к редакции некоторые пояснения.
Самое интересное – если принять совет, предложенный текст займет то место, в котором он отмечен. А если отклонить, ничего не поменяется.
Чтобы открыть этот режим, нужно в правой части панели инструментов в выпадающем меню отметить пункт «Советовать».
История изменений
В Google Документах никакой фрагмент не исчезнет бесследно – все изменения сохраняются в соответствующем разделе. Открыть его можно через меню «Файл», перейдя в категорию «История версий» и кликнув по пункту «Смотреть историю версий». Проще, наверное, нажать на комбинацию Shift + Ctrl + Alt + H.
Отправка копии документа
В Google Docs можно отправлять файлы по электронной почте. Чтобы сделать это, открываем в панели инструментов раздел «Файл», переходим к пункту «Электронная почта» и выбираем вариант «Отправить».
Следом откроется новое окно, где вам следует ввести адрес электронной почти получателя, указать тему и добавить сообщение. Здесь же можно выбрать, в каком формате будет отправлен файл. Есть варианты PDF, RTF, HTML, Word, обычный текст и OpenDocument.
Скачивание файла
Работа с картинками
В Доках есть классный инструмент для работы с изображениями. Примерно такой же, как и в Word, но все же немного шире в плане возможностей. Добавление картинок производится разными способами – указанием пути к файлу на компьютере или ссылки в интернете, прикреплением из сервисов Диск и Фото, копированием изображения прямо в файл. Вдобавок можно менять цвета, проводить коррекцию яркости, контрастности или прозрачности, добавлять текст, а еще сохранять полученное изображение в Google Keep.
Горячие клавиши
Чтобы посмотреть на все встроенные комбинации горячих клавиш, надо открыть меню «Справка» и выбрать пункт «Быстрые клавиши» или нажать на комбинацию Ctrl + /. Полный список комбинаций можно посмотреть на сайте поддержки Google (там указаны варианты для разных операционных систем). Ниже перечислю некоторые из них, конечно же, для Windows. Исключаю те, что указала ранее, а еще стандартные «Копировать», «Вставить» и так далее 
- Создать новый файл – Alt + F + N
- Открыть словарь – Ctrl + Shift + Y
- Вставить разрыв страницы – Ctrl + Ввод
- Повторить последнее действие – Ctrl + Y
Форматирование текста
- По левому краю – Ctrl + Shift + L
- По правому краю – Ctrl + Shift + R
- По ширине – Ctrl + Shift + J
- По центру – Ctrl + Shift + E
Изображения и рисунки
- Увеличить картинку – Ctrl + Alt + K
- Увеличить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + B
- Увеличить размер по вертикали – Ctrl + Alt + I
- Уменьшить размер – Ctrl + Alt + J
- Уменьшить размер по горизонтали – Ctrl + Alt + W
- Уменьшить размер по вертикали – Ctrl + Alt + Q
- Закрыть редактор картинок – Shift + Esc
- Открыть список комментариев – Ctrl + Alt + Shift + A
- Вставить сноску – Ctrl + Alt + F
Автоматическая замена
За замену фраз и символов отвечает функция «Автоматическая замена». Для ее открытия перехожу в «Инструменты», затем открываю «Настройки».
В новом открывшемся окне открываем вкладку «Замены» и добавляем новые комбинации. Старые, кстати, можно удалять. Если есть слова, в которых вы часто ошибаетесь, внесите в этот раздел изменения, а сервис автоматически все исправит без проверки правописания.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Дополнительные плагины
Существует возможность расширения функционала Документов Гугл с помощью специальных дополнений. Чтобы открыть сей раздел, жмем на «Дополнения», а затем на «Установить дополнения». Можно еще кликнуть по плюсику в панели на правой стороне.
В маркетплейсе предусмотрено несколько основных категорий плагинов – «Бизнес-инструменты», «Эффективная организация работы», «Образование», «Связь и общение», а также «Служебные программы». Список может меняться со временем. Все установленные дополнения доступны в соответствующей вкладке.
Теперь приведу 4 примера интересных плагинов для Google Docs.
Translate+
Translate+ предназначен для перевода текста практически на любой язык. Процесс перевода проходит так – надо выбрать исходный язык, потом подобрать язык, на который вы хотите перевести, выделить фрагмент, а затем нажать на кнопку «Translate».
Doc Tools
Плагин Doc Tools добавляет несколько инструментов для упрощения работы с текстами. Например, можно менять регистр, выделять фрагменты другим цветом, сортировать списки и таблицы по алфавиту, преобразовывать число в текст (на английском) и так далее.
Writing Habit
Дополнение Writing Habit подойдет тем, кто следит за количеством набранных слов или знаков за определенный период. Основываясь на статистике предыдущих дней, приложение также дает прогнозы. Актуально, если вы поставили себе цель писать ежедневно конкретный объем текста и придерживаться этого показателя до конкретной даты, которую вы же сами и укажете.
Схемы и диаграммы
Дополнение Lucidchart позволяет работать с разными схемами, диаграммами, ментальными картами и так далее. Точнее сказать, расширение дает возможность вставлять уже готовые блоки, а создавать их следует непосредственно в онлайн-сервисе Lucidchart.
Специальные возможности для разработчиков
Заключение
Используя указанные возможности, можно в разы повысить продуктивность при работе с сервисом Google Docs. Главное – разобраться во всех функциях и запомнить самые важные для вас комбинации клавиш!
Онлайн-редакторы хоть и не являются полной заменой настольных офисных пакетов, однако имеют свои несомненные плюсы, среди которых — возможность совместной работы с документами. Не менее важны «облачные» свойства онлайн-офисов и прилежащих к ним сервисов, это позволяет использовать их для хранения файлов и документооборота.
В данном обзоре будут подробно рассмотрены 5 офисных онлайн-пакетов по следующим критериям:
- Интерфейс: удобство, дизайн, скорость отклика, замеченные сбои при работе.
- Инструментарий текстового процессора: наличие всех необходимых инструментов для работы с текстом, вставкой таблиц, изображений и других элементов; функциональность панели инструментов, состав меню.
- Приложения офиса: поскольку в рамках одной статьи невозможно рассмотреть все компоненты офисных пакетов, ключевое внимание будет уделено текстовому процессору в составе офиса, остальные приложения будут рассмотрены вкратце. Редакторы таблиц, возможно, будут освещены в отдельном обзоре, поскольку это также достаточно широкая тема для исследования и сравнений.
- Поддерживаемые форматы: возможности импорта/экспорта.
- Совместная работа: средства для настройки прав доступа, категоризация.
- Хранение файлов: предоставляемое дисковое пространство (прежде всего, в бесплатной версии, при ее наличии), синхронизация с ПК; лимиты на размер документов для хранения/загрузки, функции файлообмена.
- Мобильная версия: наличие мобильной веб-версии, а также приложений для различных устройств.
- Тарифы: тарифные планы, наличие бесплатной версии.
- Документы Google
- Zoho Docs (Zoho Office Suite)
- Microsoft Office Web Apps
- Teamlab Office
- Thinkfree Online
Домашняя страница: https://drive.google.com/
Сервис Документы Google, или Google Docs, появился в результате слияния двух компонентов — Writely (текстовый процессор) и Google Spreadsheets (работа с электронными таблицами), созданных компаниями Upstartle и 2Web Technologies соответственно. Оба продукта перешли в распоряжение Google и были интегрированы с Google Accounts в 2006 году. В 2012 году онлайн-офис был отнесен к Google Drive, дополненный к этому моменту другими приложениями.
Интерфейс
Оформление офисных приложений Google Документы выполнено в стиле, характерном для других сервисов Google — Gmail, Calendar и т. п. Поэтому при глобальном обновлении дизайна, проводимом Google не так уж и редко, изменения затрагивают все приложения Документов.
Большинство функциональных элементов имеют серый, белый и синий тона. Нет цветных значков, строгий стиль. В принципе, подобный уход в минимализм также характерен и для Microsoft, как будет видно в случае с набором приложений Office Web Apps.
Панель инструментов располагается в один ряд, выше расположено меню, кнопки для комментирования и предоставления доступа. Ненужные панели в любой момент можно скрыть, оставив на виду только панель инструментов. Также несложно убрать линейку и/или панель формул посредством раздела меню «Вид». Таким образом, редактирование в браузере становится более комфортным за счет расширения рабочего пространства и концентрации на самых необходимых инструментах.
Стандартный режим отображения
Компактный режим отображения
В целом редактирование документов происходит без подтормаживаний. Нестабильная работа может наблюдаться при открытии нескольких десятков документов — но в данном случае все упирается в ресурсы браузера. Из недостатков нужно отметить сбои, которые пусть и редко, но все же происходят на серверах Google — в такие моменты редактировать документ невозможно.
Инструментарий Writely
На панель инструментов вынесены основные операции, вспомогательные команды вынесены в полосу меню. Разработчики почему-то посчитали, что вставка объектов (таблицы, рисунки, спецсимволы и т. д.) не нужна на панели для быстрого доступа, поэтому данная группа также перенесена в меню. Вообще говоря, многие команды меню и панели дублируются.
Для шрифтов доступны базовые возможности: выбор стиля абзаца (с предосмотром), гарнитуры (ограничен набором из 8 шрифтов), стиля начертания (среди которых нет зачеркнутого, хотя в компоненте Sheets он встречается). Также доступны настройки выравнивания, отступов, интервала.
Любопытно, что в документ можно внедрить дополнительные шрифты. и кроме того, предусмотрен расширенный список шрифтов по умолчанию. Так, если изменить язык документа на английский, результат удивит. Почему разработчики скрыли опцию добавления пользовательского шрифта в русскоязычные документы — непонятно.
Добавление пользовательского шрифта
С горячими клавишами можно ознакомиться в памятке (Ctrl + /), при наведении на значок команды или через меню.
Приложения офиса
В состав Google Диск входят приложения для работы с текстовыми документами (компонент Writely, или Docs), таблицами (Sheets), презентациями (Slides), формами (Forms), рисунками (Drawings). Согласно странице описания, основных компонентов всего три — Документы, Таблицы и Слайды. Доступ к любому из них можно получить на стартовой странице Google Диск.
Sheets
Процессор Sheets (или Spreadsheets) позволяет работать с электронными таблицами, функциями, производить вычисления. В данной онлайн-версии можно отметить несколько примечательных особенностей в сравнении с любым табличным офлайн-процессором — скажем, MS Excel. Во-первых, доступно подключение скриптов Google Apps Script (своего рода альтернатива VBA-сценариям), что открывает широчайшие возможности для создания приложений, автоматизации и др.
Работа с ячейками в Sheets
Во-вторых — интеграция с формами для сбора данных в таблицы. Forms не упоминаются в справке Google как компонент документов, однако это немаловажная часть офисных приложений. Формы тесно взаимодействуют с таблицами Sheets. С помощью приложения можно создавать анкеты, голосования, формы для сбора данных, которые в дальнейшем удобно просматривать в виде таблиц. При этом для построения опросов голосований и т. д. можно использовать текстовые поля, переключатели и другие интерактивные элементы.
Список функций по сравнению с MS Excel ограничен и доступен только в англоязычной реализации. Впрочем, к этому несложно привыкнуть, тем более что нужно понимать: это не калька формул из офисного офлайн-пакета. Со списком можно ознакомиться в разделе Список функций Таблиц Google. Можно заметить, что в Sheets есть собственные функции: например, для импорта данных из HTML и XML, функции Google и др.
Работа с функциями
Работа с ячейками стандартна: сортировка, фильтрация, создание диапазонов, условное форматирование. При этом никаких подвисаний не замечено, хотя при захвате больших диапазонов возникают паузы. Отсутствуют некоторые привычные команды. К примеру, для такой простой задачи, как поиск дубликатов, приходится задействовать Apps Script или другие обходные решения.
В Sheets можно строить несложные сводные таблицы. Есть средства для построения диаграммам: линейных, комбинированных, столбчатых, круговых, гистограмм и др. Есть и менее распространенные их виды — организационная, географическая. Пожалуй, не хватает лишь диаграмм Ганта (доступна как гаджет, причем не в лучшей реализации).
Slides (Presentations)
Приложение для работы со слайдами предназначено для создания презентаций с последующим экспортом в PDF, PPTX или для непосредственного просмотра в браузере. Поддерживаются эффекты переходов, анимация, шаблоны. В презентацию можно добавить видео, диаграммы из смежных приложений Документов, объекты WordArt и т. п.
Есть некоторые особенности Slides, которые следует перечислить для последующего сравнения с другими сервисами. Во-первых, мультивыделение слайдов, причем помимо стандартных операций с буфером обмена можно массово вносить изменения — изменять переходы, менять структуру макетов. Во-вторых, вставка примечаний. Как показывает сравнение облачных офисов, далеко не везде эта возможность очевидна и удобно реализована. В-третьих, достаточно простой, не перегруженный интерфейс.
Работа с презентацией
Drawings
Приложение Drawings (в русском варианте звучит более размыто — «Рисунки Google») позволяет создавать чертежи с помощью линий, фигур, текста. Работу упрощают направляющие, привязка к сетке и автоматическое распределение.
Сервис можно использовать как для создания скетчей, несложного проектирования, так и для создания графиков и диаграмм. Сильная сторона Drawings — возможность совместной работы над документом. Без этого, пожалуй, ценность программы уменьшилась бы, ведь графических редакторов подобного рода — в достатке.
Рисование в Drawings
Совместная работа
Одно из главных облачных преимуществ Документов Google — удобство совместной работы с документами и распределения ролей. Можно вкратце перечислить несколько важных функций.
Все изменения в процессе работы с документом отображаются в реальном времени в виде курсоров различных цветов в тех позициях, где происходит редактирование (в случае с компонентом Writely). В Sheets и Slides подсвечиваются соответствующие ячейка/слайд.
В боковой панели доступен чат, поэтому в документе можно вести обсуждение, в интерфейсе Диска такой возможности не обнаружено. Доступно также комментирование текста, ячеек и слайдов.
Права доступа достаточно просты в управлении. Можно открыть общий доступ к документу, а также добавить пользователя и указать его уровень доступа (редактор, владелец, комментирование, чтение).
Настройки совместного доступа
Контакты несложно объединить в группы, что делает распределение прав более оперативным, особенно при работе в команде.
Раньше в Google Docs были доступны коллекции, но после «ребрендинга» в Google Диск они заменены папками. И если до этого можно было добавить файл в несколько коллекций, то сейчас эта возможность отсутствует. Можно предположить, что сделано это по причине невозможности синхронизации коллекций и папок в локальном хранилище. К тому же при использовании папок не возникает сложностей с правами доступа для групп пользователей. С другой стороны, с тегами (как, например, в Zoho Docs) в Документах Google было бы гораздо удобней наводить порядок.
Поддерживаемые форматы документов
Поддерживается два ISO-стандарта документов — OpenDocument (открытие/экспорт) и Office Open XML (только открытие), плюс проприетарные форматы. В итоге список импорта/экспорта в текстовом процессоре Docs выглядит так: Word, ODF, RTF, PDF, HTML и ZIP. При загрузке документов на сервис файлы могут быть средствами сервиса конвертированы из MS Office в формат для дальнейшего редактирования.
Импорт: XLS, CSV, TXT и ODS Экспорт: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML
Презентации
Импорт: PPT и PPS Экспорт: PDF, PPT и TXT
Экспорт: PNG, JPEG, SVG и PDF
Кроме указанного списка, также существует отдельный перечень форматов, поддерживаемых универсальным просмотрщиком Google Drive, который доступен и для мобильных устройств (см. ниже).
Хранение файлов
Кнопка «Сохранить» на панели инструментов в приложениях Google Документы отсутствует, все изменения сохраняются автоматически. В документах ведется учет предыдущих версий с возможностью их открытия в режиме предпросмотра или загрузки на компьютер.
Как уже было сказано, хранилищем файлов является Google Диск. 5 ГБ под хранение выделяется бесплатно. Максимальный размер документов может составлять 1 024 000 символов или 1 МБ для текстовых файлов, загруженных для редактирования на сервис Google. Для таблиц ограничение составляет 400 000 ячеек, для презентаций — 50 МБ, что составляет примерно 200 слайдов.
Для более удобной работы с MS Office есть смысл присмотреться к альтернативной синхронизации документов — Google Cloud Connect for Microsoft Office. После установки программы в MS Office появится панель синхронизации с Google Docs.
Мобильная версия
Приложение Google Drive доступно для платформ Android и iOS. В мобильной версии доступно редактирование документов, оптимизирован интерфейс под различные экраны и сохранены такие важные функции, как совместная работа с документами и синхронизация. Как дополнение, в мобильных устройствах можно использовать просмотрщик Google Drive, который существенно расширяет список поддерживаемых форматов.
Кроме того, мобильная веб-версия Drive доступна по адресу https://drive.google.com/m.
Тарифы
Google Диск бесплатен, тарифы с увеличенным дисковым пространством указаны здесь. Для образовательных и некоммерческих организаций действуют скидки. Можно также использовать Документы в составе набора облачных служб Google Apps.
Что такое Google Документы?
Это бесплатный облачный сервис от компании Google, который позволяет работать с документами, таблицами, презентациями и т.д. Такой функционал делает его прямым конкурентом MS Office. При этом по возможностям Google Docs не уступает продукту Microsoft, а в некоторых моментах даже превосходит его. В данной статье мы разберем, как пользоваться основными функциями «Гугл Документов».
Как начать работать в Google Docs
Создать новый документ можно кликнув на «Создать пустой файл».
После этого вы попадёте на страницу, которая визуально сильно похожа на документ в MS Word. Здесь вы сможете работать с текстовыми документами.
Создать Google документ можно и через
Гугл диск. Когда вы находитесь в папках вашего диска, вы можете нажать ПКМ и создать Документ.
После этого документ создастся автоматически, и вы попадете в рабочее поле. Если хотите продолжить работу с уже созданными ранее файлами, просто кликните по ним.
Так же, Google Docs позволяет работать и с документами, которые созданы на десктопных версиях MS Word. Просто откройте меню «Файл», кликните на «Открыть» и загрузите необходимый текстовый файл с вашего компьютера, выбрав путь или просто перетащив его.
Сохранение документов
После создания документа он будет автоматически сохранен на ваш Google Диск. Вы можете легко переименовать ваш документ, кликнув по его названию.
Приятной особенностью для вас будет то, что в Google Документах больше не нужно сохранять файлы. Они будут автоматически сохраняться после ввода каждого символа. Это значит если у вас отключат электричество или зависнет компьютер, вся ваша работа сохранится.
Файлы, которые находятся на Google Диске, можно переносить из папки в папку путем перетягивания, что напоминает работу в графическом интерфейсе операционной системы Windows.
Работа с текстом и настройка стилей в Google Docs
Функционал Google Документов очень похож на привычный всем MS Word, поэтому вы без труда адаптируетесь к нему.
Давайте разберем основные элементы панели инструментов по порядку.
Отменить. Функция позволяет отменить предыдущее действие.
Повторить. Позволяет повторить ваше последнее действие.
Печать. Мгновенно отправит документ на печать.
Проверка грамматики и орфографии. Сделает ваши тексты более грамотными.
Копировать форматирование. Позволяет перенести форматирование с одного текста на другое. Сильно ускоряет процесс форматирования документов.
Масштаб. Вы можете уменьшить или увеличить документ.
Стили. Очень удобно использовать для выделения заголовков в тексте.
Шрифт. Можно выбрать как стандартные шрифты, так и добавить сторонние.
Эффекты шрифтов. Полужирный, курсив и подчеркнутый. Также можно выбрать цвет текста и его фона.
Вставить ссылку. С помощью этой кнопки можно вставить ссылку в текст.
Далее идут 4 вида выравнивания текста. По левому краю, по центру, по правому краю и по ширине.
Межстрочный интервал позволяет изменить расстояние между строками.
Нумерованный список с выпадающем меню. С помощью данной функции можно упорядочить список пунктов и задать в нем иерархию.
Маркированный список. Позволяет создать список с различными маркерами (стрелки, кружки, квадраты и тд.).
Уменьшить и увеличить отступ. Изменяет расстояние от колонки текста до края листа.
Очистить форматирование. Снимает все настройки с выбранного текста.
Способы ввода. Тут вы можете переключиться между экранными клавиатурами.
Все функции, описанные выше, позволяют с легкостью форматировать текст, но форматирование вручную очередного текста занимает много времени. В таком случае на помощь придут «Стили». Однажды настроив форматирование определенным образом вы сможете применить его ко всем последующим документам.
Чтобы создать из текущего форматирования «Стиль», который можно будет применять, выделите отформатированный текст и в выпадающем меню стилей выберете «Стиль», который хотите модифицировать. Теперь, когда вы примените его к выделенному фрагменту текста, данное форматирование применится к фрагменту автоматически.
Восстановление документов
Все изменения документов Google Docs сохраняются, и вы сможете вернуться к любому этапу. Это позволит вам больше не беспокоится за сохранность ваших шедевров. Для того, чтобы открыть историю изменений документа зайдите в «Файл» – «История версий» – «Смотреть историю версий».
