Виртуальная АТС — услуга провайдеров IP-телефонии для телефонизации офиса. Для работы с ней не нужно покупать оборудование, прокладывать линии и устанавливать розетки. При помощи нее можно мгновенно масштабировать телефонную сеть при увеличении офиса и подключении новых сотрудников. Заботу о железе IP-провайдер берет на себя.
Виртуальная АТС дает колоссальное количество возможностей за небольшие деньги. Это лучший выбор для мелкого и среднего бизнеса — телефонизация офиса занимает 2 часа, все сотрудники общаются бесплатно (даже если офисы компании находятся в разных странах), можно подключать номера любых регионов и стран и даже многоканальный номер 8-800. Пользователь оплачивает тарифный план и пакет дополнительных услуг — именно тех, которые он сам выбрал.
IP-телефония с IP ATC начинает играть новыми красками. АТС работает как мозг всей системы: реализует заранее запрограммированные схемы распределения звонков, записывает аудио, переадресовывает и переводит звонки. Виртуальную АТС можно соединить с CRM-системой и еще больше расширить ее возможности. После подключения вся информация по звонкам собирается в карточки клиентов — работать становится значительно легче.
Как работает виртуальная АТС?
В формальном смысле АТС — это платформа, на которой собираются все бизнес-инструменты, связанные с телефонией, и которая работает через интернет. Все оборудование находится у провайдера, и даже провода не нужны, если в помещении уже проведен интернет.
Организовать телефонию в офисе можно несколькими способами:
- Купить IP-телефоны. У них много возможностей, они удобные, но требуют дополнительных вложений. Провайдеры IP-телефонии как правило предлагают SIP-оборудование определенных марок как дистрибьюторы. Проконсультируйтесь у вашего провайдера, он подберет все необходимое. Например, у Телфин можно купить телефоны Grandstream, Panasonic, Yealink, Fanvil.
- Купить обычные телефоны (они могут уже быть в офисе) и VoIP-шлюз. Телефоны подключаются к шлюзам (а не к розеткам, как обычно), шлюз — к интернет-кабелю.
- Установить софтфоны на планшеты, телефоны, ноутбуки. Это специальное ПО, которое превращает устройство в IP-телефон и позволяет делать аудио- и видеозвонки, интегрироваться с CRM-системой и пользоваться всеми благами IP-телефонии.
Во всех трех случаях доступно подключение к виртуальной АТС. Перевод устаревшей телефонной системы офиса на современные корпоративные коммуникации или наладка сети с нуля с виртуальными сервисами проста, как никогда. Стоит это также дешевле, чем покупать дорогостоящее оборудование и нанимать сотрудника в штат.
Если в офисе уже налажена телефония, виртуальная АТС будет разворачиваться параллельно с существующей станцией. В ключевой момент телефонные линии просто перекинутся на новую АТС — сотрудники продолжат работу, а клиенты заметят только улучшение сервиса.
В двух словах, схема АТС работает так:
- клиент звонит в компанию;
- звонок поступает на виртуальную АТС;
- в соответствии с заранее спланированными схемами распределения звонков звонок поступает на нужный номер;
- звонящий пользуется голосовым меню IVR(если оно предусмотрено) — выбирает отдел или номер менеджера, с которым нужно связаться;
- звонок отправляется на нужное устройство (и переадресуется, если сотрудника нет на месте).
В АТС можно настроить разные сценарии обработки входящих звонков. Например, в рабочее время звонки отправляются по рабочим направлениям (отдел продаж, поддержка, добавочный номер и т.д.), а в нерабочее на голосовую почту (потом сотрудник получает смс или письмо на email о пропущенном звонке).
Переадресация — это одна из самых важных функций Виртуальной АТС. Она определяет, какие звонки и на какие телефоны будут отправляться. Приведем простой пример. Предположим, в офисе работают сотрудники А, Б, С. Настройка АТС может быть такой — сначала звонок поступает сотруднику А, если он в течение 10 секунд не отвечает — сотруднику Б, если и его нет на месте — сотруднику С.
Дополнительно в АТС можно настроить номера, на которые будут переадресовываться звонки, если что-то случится с интернет-соединением из-за аварии. Это могут быть как стационарные, так и мобильные номера — звонки придут на них, и вы не потеряете клиентов.
Преимущества АТС
Виртуальная ATC для офиса делает коммуникацию между сотрудниками и работу с клиентами удобнее. Благодаря многоканальным номерам телефон всегда свободен, подключать к сети можно любые номера — городские и мобильные (и даже номера городов, в которых фактически абонент не располагается), АТС может работать с CRM системой и разными бизнес-программами.
Подключая АТС, клиенты получают гибкое распределение звонков внутри компании, снижение количества пропущенных вызовов, контроль выполнения планов/соблюдения скриптов/качества работы сотрудников. С АТС проще учить новичков (есть функция прослушивания звонка и суфлирования). Надежность сервиса повышается в разы, а расходы на связь сокращаются.
Рассмотрим, чем IP АТС лучше традиционной.
Быстрое подключение
Для виртуальной АТС не нужно закупать оборудование и проектировать сеть. Если в офисе есть проводной интернет и устройства, с которых можно звонить (IP-телефоны, обычные телефоны, компьютеры с софтфонами), процесс займет совсем немного времени и не потребует привлечения технического специалиста. При возникновении заминки можно связаться со службой поддержки.
Телефония без проводов и привязки к рабочему месту
Все IP-телефоны подключаются к одному свитчу, все аналоговые телефоны — к одному VoIP-шлюзу, а те с в свою очередь — к интернет-кабелю. Каждое устройство дополнительно подключается к питанию, и это все провода, которые потребуются для организации IP-телефонии. Некоторые IP-телефоны оснащены технологией PoE — это означает, что их не нужно подключать к розетке, они получают питание по LAN-кабелю.
Сотрудники не обязаны сидеть на своих рабочих местах годами, а перемещение сотрудника из одного отдела в другой не требует смены номера. Телефоны можно передвигать, звонки —переадресовывать на мобильные. Даже вне офиса сотрудник остается на связи со всеми преимуществами IP АТС. Он также может, находясь в командировке, запустить на ноутбуке софтфон и находиться на связи так, как будто он в офисе.
Удобный интерфейс
С аналоговой АТС должен работать профильный специалист. Он разбирается в системных консолях, оборудовании, специализированном ПО. Виртуальной АТС может пользоваться любой человек без специального образования — интерфейс простой и понятный. Работа происходит в личном кабинете на сайте. Операции можно выполнять в несколько кликов мышкой, самостоятельно подключать и отключать услуги. Если что-то не получается — можно обратиться в техподдержку по телефону или в чате прямо на сайте. Удобно, экономично, можно тестировать разные варианты.
Легко масштабировать
“Железные” АТС для расширения функциональности или добавления новых сотрудников нуждаются в покупке нового оборудования — специальных плат. Если сама физическая АТС уже забита платами, нужно купить дополнительную. Все это требует работы специалиста, дополнительных денег, времени. Чтобы масштабировать виртуальную АТС, нужно зайти в личный кабинет и добавить новых сотрудников или подключить новые функции. Стоимость добавления сотрудника небольшая, стоимость функционала зависит от сложности.
Топовый функционал за небольшие деньги
Чтобы традиционная АТС приобрела необходимый функционал, ее нужно оснастить соответствующим железом. Как мы уже говорили выше, это дорого (+ сложности настройки и эксплуатации). Виртуальная офисная АТС дает полный комплект услуг по клику —оборудование и ПО для их поддержания находится у провайдера. Все, что ранее было доступно только в дорогих системах высшего класса, теперь есть в личном кабинете. Удаленно можно организовывать эффективную коммуникацию с клиентами, измерять, контролировать и оптимизировать показатели обслуживания клиентов.
Как выбирать оператора телефонии?
Оператор IP-телефонии облегчает клиентам поддержку телефонной системы. н берет на себя всю ответственность за железо и качество услуги и сервисов, предоставляет техподдержку, помогает с настройкой, а клиент оплачивает абонентскую плату и дополнительные подключенные услуги.
Это очень удобно компаниям на 5-10 сотрудников, которой не выгодно полноценное развертывание сервера и не требуется создание сложной инфраструктуры. Но и более крупным компаниям выгодно пользоваться IP АТС, особенно, когда офисы находятся в разных городах — ведь с ней звонки между сотрудниками становятся бесплатными.
AТС легко интегрируется с CRM и другими офисными программами. Пользоваться всеми плюсами CRM могут даже клиенты, которые работают через софтфон на мобильном телефоне или ноутбуке. Подключать мобильные устройства к АТС можно при помощи FMC. С FMC сотовый телефон превращается в полноценный офисный аппарат, у которого есть свой короткий номер и бесплатная связь внутри компании.
Выбирая АТС, стоит обратить внимание на зарекомендовавшую себя компанию, которая уже много лет присутствует на рынке. У таких компаний есть большой опыт, широкий спектр услуг, а многолетняя работа подтверждает, что клиенты им доверяют из года в год.
АТС “Телфин.Офис” предлагает более 100 функций офисных АТС и 50+ готовых интеграций с CRM-системами. Среди них голосовое приветствие и меню, переадресация, запись звонков, схемы переадресации звонков и многое другое:
- мониторинг звонков — всю информацию по принятым и исходящим вызовам, их продолжительности, не принятым звонкам можно найти в статистике;
- оценка качества обслуживания — клиенты могут оценить работу сотрудника, а руководство определить продуктивность работы;
- телефонная книга — можно сохранять клиентов, записывать комментарии, делать пометки;
- контроль пропущенных звонков — пропущенные фиксируются, уведомления о них поступают выбранным способам ответственному за перезвон сотруднику;
- речевая аналитика — АТС сама отслеживает звонки клиентов и находит проблемные места;
- звонок с сайта — для обеспечения простой обратной связи с клиентом, который заинтересовался услугой на сайте;
- автоинформатор — обзванивает клиентов по заданным критериям и автоматически проговаривает нужную информацию (например, оповещает об акциях);
- голосовой робот — на нем прием звонков, обработка, автоматические ответы, консультирование, получение обратной связи и т.д.
При помощи АТС можно оптимизировать рекламу (создавать виртуальные номера под каждый рекламный канал или даже запрос в Google и проверять их эффективность), проводить конференц-звонки, настраивать различные сценарии обработки входящих.
Предложение от Телфин выгодно стартапам, удаленным сотрудникам, сети филиалов, крупным компаниям. Есть 4 тарифных плана с разным набором функций и количеством сотрудников. Часть услуг подключается на любом тарифном плане дополнительно. Каждый тариф можно масштабировать на нужное количество человек.
Телфин поможет клиентам, у которых уже настроена аналоговая АТС, вообще не телефонизирован офис или есть запрос на использование только мобильных телефонов и ноутбуков. Специалисты техподдержки подберут оборудование (если необходимо), помогут подключить услуги, настроить функционал. Специалисты на связи без выходных в рабочие часы.
