Виртуальная АТС – принцип работы и основные преимущества

Виртуальная АТС — услуга провайдеров IP-телефонии для телефонизации офиса. Для работы с ней не нужно покупать оборудование, прокладывать линии и устанавливать розетки. При помощи нее можно мгновенно масштабировать телефонную сеть при увеличении офиса и подключении новых сотрудников. Заботу о железе IP-провайдер берет на себя.

Виртуальная АТС – принцип работы и основные преимущества

Виртуальная АТС дает колоссальное количество возможностей за небольшие деньги. Это лучший выбор для мелкого и среднего бизнеса — телефонизация офиса занимает 2 часа, все сотрудники общаются бесплатно (даже если офисы компании находятся в разных странах), можно подключать номера любых регионов и стран и даже многоканальный номер 8-800. Пользователь оплачивает тарифный план и пакет дополнительных услуг — именно тех, которые он сам выбрал.

IP-телефония с IP ATC начинает играть новыми красками. АТС работает как мозг всей системы: реализует заранее запрограммированные схемы распределения звонков, записывает аудио, переадресовывает и переводит звонки. Виртуальную АТС можно соединить с CRM-системой и еще больше расширить ее возможности. После подключения вся информация по звонкам собирается в карточки клиентов — работать становится значительно легче.

Как работает виртуальная АТС?

Виртуальная АТС – принцип работы и основные преимущества

В формальном смысле АТС — это платформа, на которой собираются все бизнес-инструменты, связанные с телефонией, и которая работает через интернет. Все оборудование находится у провайдера, и даже провода не нужны, если в помещении уже проведен интернет.

Организовать телефонию в офисе можно несколькими способами:

  • Купить IP-телефоны. У них много возможностей, они удобные, но требуют дополнительных вложений. Провайдеры IP-телефонии как правило предлагают SIP-оборудование определенных марок как дистрибьюторы. Проконсультируйтесь у вашего провайдера, он подберет все необходимое. Например, у Телфин можно купить телефоны Grandstream, Panasonic, Yealink, Fanvil.
  • Купить обычные телефоны (они могут уже быть в офисе) и VoIP-шлюз. Телефоны подключаются к шлюзам (а не к розеткам, как обычно), шлюз — к интернет-кабелю.
  • Установить софтфоны на планшеты, телефоны, ноутбуки. Это специальное ПО, которое превращает устройство в IP-телефон и позволяет делать аудио- и видеозвонки, интегрироваться с CRM-системой и пользоваться всеми благами IP-телефонии.

Во всех трех случаях доступно подключение к виртуальной АТС. Перевод устаревшей телефонной системы офиса на современные корпоративные коммуникации или наладка сети с нуля с виртуальными сервисами проста, как никогда. Стоит это также дешевле, чем покупать дорогостоящее оборудование и нанимать сотрудника в штат.

Если в офисе уже налажена телефония, виртуальная АТС будет разворачиваться параллельно с существующей станцией. В ключевой момент телефонные линии просто перекинутся на новую АТС — сотрудники продолжат работу, а клиенты заметят только улучшение сервиса.

В двух словах, схема АТС работает так:

  • клиент звонит в компанию;
  • звонок поступает на виртуальную АТС;
  • в соответствии с заранее спланированными схемами распределения звонков звонок поступает на нужный номер;
  • звонящий пользуется голосовым меню IVR(если оно предусмотрено) — выбирает отдел или номер менеджера, с которым нужно связаться;
  • звонок отправляется на нужное устройство (и переадресуется, если сотрудника нет на месте).

В АТС можно настроить разные сценарии обработки входящих звонков. Например, в рабочее время звонки отправляются по рабочим направлениям (отдел продаж, поддержка, добавочный номер и т.д.), а в нерабочее на голосовую почту (потом сотрудник получает смс или письмо на email о пропущенном звонке).

Организовать телефонию в офисе

Переадресация — это одна из самых важных функций Виртуальной АТС. Она определяет, какие звонки и на какие телефоны будут отправляться. Приведем простой пример. Предположим, в офисе работают сотрудники А, Б, С. Настройка АТС может быть такой — сначала звонок поступает сотруднику А, если он в течение 10 секунд не отвечает — сотруднику Б, если и его нет на месте — сотруднику С.

Дополнительно в АТС можно настроить номера, на которые будут переадресовываться звонки, если что-то случится с интернет-соединением из-за аварии. Это могут быть как стационарные, так и мобильные номера — звонки придут на них, и вы не потеряете клиентов.

Преимущества АТС

Виртуальная ATC для офиса делает коммуникацию между сотрудниками и работу с клиентами удобнее. Благодаря многоканальным номерам телефон всегда свободен, подключать к сети можно любые номера — городские и мобильные (и даже номера городов, в которых фактически абонент не располагается), АТС может работать с CRM системой и разными бизнес-программами.

Подключая АТС, клиенты получают гибкое распределение звонков внутри компании, снижение количества пропущенных вызовов, контроль выполнения планов/соблюдения скриптов/качества работы сотрудников. С АТС проще учить новичков (есть функция прослушивания звонка и суфлирования). Надежность сервиса повышается в разы, а расходы на связь сокращаются.

Рассмотрим, чем IP АТС лучше традиционной.

Быстрое подключение

Для виртуальной АТС не нужно закупать оборудование и проектировать сеть. Если в офисе есть проводной интернет и устройства, с которых можно звонить (IP-телефоны, обычные телефоны, компьютеры с софтфонами), процесс займет совсем немного времени и не потребует привлечения технического специалиста. При возникновении заминки можно связаться со службой поддержки.

Телефония без проводов и привязки к рабочему месту

Все IP-телефоны подключаются к одному свитчу, все аналоговые телефоны — к одному VoIP-шлюзу, а те с в свою очередь — к интернет-кабелю. Каждое устройство дополнительно подключается к питанию, и это все провода, которые потребуются для организации IP-телефонии. Некоторые IP-телефоны оснащены технологией PoE — это означает, что их не нужно подключать к розетке, они получают питание по LAN-кабелю.

Сотрудники не обязаны сидеть на своих рабочих местах годами, а перемещение сотрудника из одного отдела в другой не требует смены номера. Телефоны можно передвигать, звонки —переадресовывать на мобильные. Даже вне офиса сотрудник остается на связи со всеми преимуществами IP АТС. Он также может, находясь в командировке, запустить на ноутбуке софтфон и находиться на связи так, как будто он в офисе.

Удобный интерфейс

С аналоговой АТС должен работать профильный специалист. Он разбирается в системных консолях, оборудовании, специализированном ПО. Виртуальной АТС может пользоваться любой человек без специального образования — интерфейс простой и понятный. Работа происходит в личном кабинете на сайте. Операции можно выполнять в несколько кликов мышкой, самостоятельно подключать и отключать услуги. Если что-то не получается — можно обратиться в техподдержку по телефону или в чате прямо на сайте. Удобно, экономично, можно тестировать разные варианты.

Легко масштабировать

“Железные” АТС для расширения функциональности или добавления новых сотрудников нуждаются в покупке нового оборудования — специальных плат. Если сама физическая АТС уже забита платами, нужно купить дополнительную. Все это требует работы специалиста, дополнительных денег, времени. Чтобы масштабировать виртуальную АТС, нужно зайти в личный кабинет и добавить новых сотрудников или подключить новые функции. Стоимость добавления сотрудника небольшая, стоимость функционала зависит от сложности.

Топовый функционал за небольшие деньги

Виртуальная АТС – принцип работы и основные преимущества

Чтобы традиционная АТС приобрела необходимый функционал, ее нужно оснастить соответствующим железом. Как мы уже говорили выше, это дорого (+ сложности настройки и эксплуатации). Виртуальная офисная АТС дает полный комплект услуг по клику —оборудование и ПО для их поддержания находится у провайдера. Все, что ранее было доступно только в дорогих системах высшего класса, теперь есть в личном кабинете. Удаленно можно организовывать эффективную коммуникацию с клиентами, измерять, контролировать и оптимизировать показатели обслуживания клиентов.

Как выбирать оператора телефонии?

Оператор IP-телефонии облегчает клиентам поддержку телефонной системы. н берет на себя всю ответственность за железо и качество услуги и сервисов, предоставляет техподдержку, помогает с настройкой, а клиент оплачивает абонентскую плату и дополнительные подключенные услуги.

Это очень удобно компаниям на 5-10 сотрудников, которой не выгодно полноценное развертывание сервера и не требуется создание сложной инфраструктуры. Но и более крупным компаниям выгодно пользоваться IP АТС, особенно, когда офисы находятся в разных городах — ведь с ней звонки между сотрудниками становятся бесплатными.

AТС легко интегрируется с CRM и другими офисными программами. Пользоваться всеми плюсами CRM могут даже клиенты, которые работают через софтфон на мобильном телефоне или ноутбуке. Подключать мобильные устройства к АТС можно при помощи FMC. С FMC сотовый телефон превращается в полноценный офисный аппарат, у которого есть свой короткий номер и бесплатная связь внутри компании.

Выбирая АТС, стоит обратить внимание на зарекомендовавшую себя компанию, которая уже много лет присутствует на рынке. У таких компаний есть большой опыт, широкий спектр услуг, а многолетняя работа подтверждает, что клиенты им доверяют из года в год.

Виртуальная АТС – принцип работы и основные преимущества

АТС “Телфин.Офис” предлагает более 100 функций офисных АТС и 50+ готовых интеграций с CRM-системами. Среди них голосовое приветствие и меню, переадресация, запись звонков, схемы переадресации звонков и многое другое:

  • мониторинг звонков — всю информацию по принятым и исходящим вызовам, их продолжительности, не принятым звонкам можно найти в статистике;
  • оценка качества обслуживания — клиенты могут оценить работу сотрудника, а руководство определить продуктивность работы;
  • телефонная книга — можно сохранять клиентов, записывать комментарии, делать пометки;
  • контроль пропущенных звонков — пропущенные фиксируются, уведомления о них поступают выбранным способам ответственному за перезвон сотруднику;
  • речевая аналитика — АТС сама отслеживает звонки клиентов и находит проблемные места;
  • звонок с сайта — для обеспечения простой обратной связи с клиентом, который заинтересовался услугой на сайте;
  • автоинформатор — обзванивает клиентов по заданным критериям и автоматически проговаривает нужную информацию (например, оповещает об акциях);
  • голосовой робот — на нем прием звонков, обработка, автоматические ответы, консультирование, получение обратной связи и т.д.

При помощи АТС можно оптимизировать рекламу (создавать виртуальные номера под каждый рекламный канал или даже запрос в Google и проверять их эффективность), проводить конференц-звонки, настраивать различные сценарии обработки входящих.

Предложение от Телфин выгодно стартапам, удаленным сотрудникам, сети филиалов, крупным компаниям. Есть 4 тарифных плана с разным набором функций и количеством сотрудников. Часть услуг подключается на любом тарифном плане дополнительно. Каждый тариф можно масштабировать на нужное количество человек.

Телфин поможет клиентам, у которых уже настроена аналоговая АТС, вообще не телефонизирован офис или есть запрос на использование только мобильных телефонов и ноутбуков. Специалисты техподдержки подберут оборудование (если необходимо), помогут подключить услуги, настроить функционал. Специалисты на связи без выходных в рабочие часы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
CompSch.com
Добавить комментарий