Электронная почта — один из основных каналов коммуникации и практический инструмент для работы в цифровой среде. Бесперебойную передачу данных для этого вида связи обеспечивают почтовые серверы. Разберем, что такое почтовый сервер, как он работает, какие существуют протоколы и как определиться, нужен ли вам персональный сервер в вашей компании, а также поговорим об особенностях российского почтового сервера RuPost, как о системе управления корпоративной почтой, о массовых рассылках и вариантах создания корпоративной почты.
Что такое почтовый сервер, принцип его работы
Почтовый сервер — это программа, обеспечивающая доставку электронной почты — очень похожая на обычную классическую почту, только в цифровом пространстве передача занимает доли секунды, а система хранения данных хорошо продумана и организована . Самые известные сервера — Яндекс, Gmail, Mail.com и RuPost.
В этой коммуникационной системе есть еще один важный игрок — почтовый клиент, который можно сравнить с конвертом в традиционной почте. Схема такова: пользователь открывает почтовый клиент и пишет письмо – как бы “запечатывает” сообщение, затем нажимает кнопку “Отправить”, и письмо приходит на сервер, отсюда письмо отправляется дальше – указанному адресату.
Почтовые серверы можно использовать как для личного общения, так и для массовых рассылок. Для последних есть свои программы, позволяющие выполнять такие операции. Кроме того, вы можете создать свой собственный сервер для работы.
Протоколы email-систем: что это такое и зачем они нужны
Специальные протоколы позволяют доставить сообщение в нужном направлении и обеспечивают безопасность передачи данных. Их несколько:
- IMAP (Internet Message Access Protocol) — «забирает» сообщения с сервера и обеспечивает их передачу адресату. При этом письма хранятся на почтовом сервере получателя и не занимают память на устройстве. Это современное практичное решение, выгодное пользователю, но требования к серверу в этом случае повышены — необходимо предоставить большой объем данных без потери качества. Стоит отметить, что вендоры часто рекомендуют использовать IMAP.
- POP3 (Post Office Protocol 3) — выполняет ту же работу, что и предыдущий протокол. Разница в том, что POP3 использует для хранения память устройства. Как только адресат открывает письмо, протокол удаляет сообщение из памяти сервера. Это, конечно, экономит объем памяти на сервере, но вызывает определенные неудобства у пользователя: он должен всегда быть начеку и периодически удалять ненужные данные.
- SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) — этот протокол дополняет два предыдущих. С его помощью электронное письмо от отправителя сначала попадает на его почтовый сервер, а затем на сервер получателя. Затем в дело вступают протоколы IMAP или POP3, завершающие процесс доставки данных.
Преимущества собственного почтового сервера для компании
Многие организации не используют популярные серверы, а предпочитают создавать собственные. Почему это необходимо? Обычно таким образом можно решить две задачи:
- организация внутренней коммуникации сотрудников;
- массовая рассылка (развитие значимого канала продвижения и продаж – e-mail маркетинг).
Каковы преимущества такого подхода
- Во-первых, это безопасно. Популярные серверы — это большие экосистемы в цифровом пространстве со своими средствами защиты, но никто не уверен на 100%, что ценная информация не попадет в чужие руки. Это особенно важно для таких организаций, как банки или государственные компании, где информация должна тщательно охраняться. Однако небольшим компаниям, не имеющим ресурсов для построения собственного сервера и обеспечения безопасности данных, проще и дешевле полагаться на представителей крупнейших почтовых провайдеров. Их уровня защиты достаточно для безопасного общения с клиентами и рабочего процесса.
- Во-вторых, компания со своим сервером не зависит от доступа в интернет. Даже в случае сбоя в глобальной сети внутренняя сеть обеспечит отправку и получение данных в системе.
- В-третьих, собственный сервер значительно экономит трафик при передаче больших объемов данных.
Как создать корпоративную почту
Создание собственного сервера — практичное решение, но есть и другие возможности для организации эффективного общения внутри компании. Рассмотрим основные методы. Следует помнить, что окончательный выбор зависит от типа бизнеса, целей, масштаба, количества сотрудников и так далее.
Бесплатный email
Регистрация электронной почты на популярном почтовом сервере (Gmail, Mail.ru, Яндекс.Почта) позволяет решать простые задачи — общение с клиентами, обмен счетами и т д. Обычно этот способ подходит для личных задач, но небольшие компании, которые только начинают свой путь в мире бизнеса, также могут использовать готовые решения для удобства, надежности и в условиях дефицита ресурсов. Среди преимуществ – простота использования, экономия. Из минусов — ограничение объема хранения данных, слабая защита, нельзя обозначить бренд как домен.
Почта на домене
В этом случае вам необходимо зарегистрировать домен, выбрав название компании, а затем создать почтовый ящик в соответствующем сервисе (например, Яндекс.Почта, G Suite, Mail.ru). Домен, созвучный названию компании, остается неизменным, а адрес электронной почты может отражать все необходимые данные — название отдела, фамилию сотрудника: name@company.ru Таким образом, в название поста, и легко понять, от кого пришло сообщение. Среди преимуществ — низкая комиссия (оплачивается только домен, а почтовые сервисы обычно предоставляются бесплатно), широкий функционал, включающий настройку фильтров, антиспама, редиректов и т д. К недостаткам можно отнести зависимость от сервера, производительность на что нельзя повлиять.
Собственный сервер
Наконец, рассмотрим уже упомянутый выше вариант — создание персонального сервера. Это расширенная версия предыдущего метода. Здесь и домен, и сам сервер находятся под вашим контролем, что дает вам больше маневров в работе.
Вы можете полностью настроить работу под себя: установить резервные копии, задать правила переадресации, ограничения объема и так далее. В случае сбоя можно отследить причину и быстро восстановить систему или данные. Из минусов – значительные затраты на оборудование и специалистов.
Почтовый сервер для массовых рассылок
Массовые рассылки требуют особого подхода. Такая система сложнее в организации и настройке, чем сервер, предназначенный для корпоративной почты. Существуют специальные сервисы, которые предлагают услуги по отправке сообщений нескольким адресатам.
Серверы массовой рассылки имеют ряд особенностей. Например, основная задача не получать письма, а отправлять их; количество сообщений может достигать нескольких миллионов за одну минуту; расширенная статистика, возможность отказаться от рассылок и многое другое.
Самому справиться с таким сервером сложно. Они требуют много ресурсов, поэтому даже крупные компании предпочитают использовать сторонние сервисы и специальные сервисы для массовых рассылок.
